Com a recente anuência do Brasil à Convenção de Haia, acordo internacional assinado pelo país em 2016, o processo de validação de documentos nacionais para uso no exterior ficou muito mais simples. Agora, todos os cartórios do Brasil podem oferecer o serviço conhecido como apostilamento.

Antes do pacto dessa convenção, apenas autoridades relacionadas com o Ministério das Relações Exteriores podiam realizar a certificação desses documentos, ou seja, era um procedimento extremamente burocrático. Agora, existe um sistema que integra todos os países signatários, permitindo que o apostilamento seja muito mais rápido e eficiente.

Ficou na dúvida sobre esse assunto? Fique tranquilo, pois mostraremos, neste post, tudo que você precisa saber sobre o processo de apostilamento de documentos que precisam de validação no exterior. Acompanhe e confira!

O que é apostilamento?

A apostila é um atestado de autenticidade certificado por países que assinaram a Convenção de Haia, aderida pelo Brasil pelo Decreto 8.666 do ano de 2016. O apostilamento, portanto, foi criado para dar validade a um documento qualquer que precisa ser apresentado em outro país que também seja signatário ao referido acordo.

Dentre os países que assinaram a convenção, podemos citar Alemanha, Argentina, Bélgica, Chile, Colômbia, Espanha, Estados Unidos, França, Grécia, Índia, Israel, Itália, Japão, México, Noruega, Paraguai, Portugal, Reino Unido, Rússia, dentre vários outros.

O Conselho Nacional de Justiça é o órgão responsável por organizar e controlar a Convenção de Haia no Brasil, que objetiva acelerar e dar mais eficiência para a legalização de documentos entre os mais de 110 países signatários ao redor do mundo.

Como funciona esse processo?

Conforme já mencionamos anteriormente, a apostila deverá ser realizada quando houver necessidade de apresentação de algum documento em outro país diferente daquele no qual foi confeccionado.

Assim, basta levar os documentos para um cartório qualquer de uma das mais de cinco mil cidades no território brasileiro. O processo de apostilamento envolve vias físicas e eletrônicas. Primeiramente, o certificado será juntado ao documento original. Além disso, uma segunda via digital é armazenada nos sistemas de controle das autoridades brasileiras para uma eventual consulta.

Os estrangeiros que tenham interesse em consultar a validade desse documento, podem verificar em um Código QR impresso nas vias físicas da apostila.

Caso o titular do documento a ser apostilado não possa comparecer ao cartório, existe a possibilidade de ser representado por um portador.

É importante mencionar que cada país poderá exigir diferentes formalidades quanto ao funcionamento do processo de apostilamento, como as traduções. Ademais, a autoridade que tem competência para o apostilamento pode variar em cada nação signatária. Então, a Apostila de Haia é nada mais do que um selo que garante a fé pública dos documentos brasileiros que precisam ser validados em outro país.

Um importante ponto a ser observado é que apenas os documentos emitidos no Brasil podem realizar o processo de apostilamento nos cartórios do país. Ou seja, não é possível fazer isso nos consulados e embaixadas em outros países ao redor do mundo que fazem parte da Convenção de Haia. E o contrário também se aplica, isto é, comprovantes emitidos no exterior só podem ser validados no país de origem.

Assim, a apostila não valida o conteúdo da declaração pública e jamais poderá ser utilizada para o reconhecimento de um atestado no país no qual foi emitida.

Quais são os principais documentos que recebem essa certificação?

Esse procedimento é aplicável apenas aos atos públicos lavrados e enviados para um dos países signatários à Convenção de Haia. Veja alguns exemplos de documentos que podem receber esse tipo de certificação:

  • registros relacionados a declarações oficias mencionando registro, visto ou reconhecimento de assinatura, como traduções juramentadas e diplomas universitários.
  • documento lavrado por instrumento público formalizado por um Cartório de Notas, como escrituras, certidões de registro civil;
  • certificados de característica administrativa, como certidões de nascimento, de óbito ou casamento;
  • comprovantes advindos de um funcionário ou autoridade que dependa de jurisdição do país, como membros do Ministério Público, escrivão ou oficial de justiça, por exemplo;

A Convenção não engloba os seguintes casos:

  • documentos administrativos associados a negócios comerciais e/ou aduaneiros;
  • atestados confeccionados por agentes consulares ou diplomáticos;

A tradução juramentada tem algumas peculiaridades que merecem ser destacadas. Esse serviço é realizado por um profissional devidamente autorizado e credenciado pela junta comercial de cada estado do Brasil.

No caso do indivíduo apresentar um documento em um país que exija uma tradução juramentada, é recomendável que tanto a declaração original quanto a tradução sejam apostilados em conjunto. Já para os atestados estrangeiros utilizados em solo brasileiro, é fundamental que ocorra a translação para o idioma português.

Qual o preço, prazo de retirada e validade desse documento?

Com relação ao preço para a confecção do apostilamento, nota-se que é tabelado por todos os cartórios do país, normalmente com o mesmo valor de uma procuração pública. De forma geral, esse preço varia em torno de R$ 100,00.

No que se refere ao prazo de retirada desses documentos, é algo extremamente rápido. Essa data é agendada, podendo levar aproximadamente 24 horas, dependendo da qualidade, organização e atendimento dos serviços de cada cartório.

Outra dúvida comum sobre o apostilamento está associada à validade. A apostila não apresenta prazo e está conectada às regras do documento original. Isto é, a validade da declaração original não pode ser prolongada pelo processo de apostilamento.

O apostilamento é, portanto, uma ótima alternativa para poupar tempo na apresentação de declarações em outros países. Como o processo é feito em cartórios autorizados no Brasil, fica menos burocrático e simples, já que a instituição nacional lança os documentos em um sistema internacional de consulta, garantindo a validade pública internacional.

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