O serviço de autenticação em cartórios é muito procurado por pessoas que desejam assegurar que as cópias de seus documentos tenham validade legal. A maioria das papelarias brasileiras pode fazer uma cópia simples de qualquer documento, mas isso não quer dizer que tenha validade legal. Ou seja, pode ser recusada por diversas áreas da sociedade.

A autenticação de documentos, então, serve para dar o mesmo valor de um documento original à sua cópia. Ou seja, declara que aquela cópia é igual ao documento original apresentado e confere a ela total credibilidade.

Com uma cópia autenticada, a possibilidade de terceiros negarem a validade deste é inexistente, o que garante segurança para uma pessoa que deseja replicar documentos importantes, tais como:

– Certidões;
– Contratos;
– Certificados;
– Testamentos;
– Procuração pública;
– Declarações diversas.

Quando preciso de uma cópia autenticada?

No final do ano de 2018, entrou em vigor a Lei da Desburocratização (Lei nº 13.726/18). De acordo com o texto, os órgãos públicos não podem mais exigir do cidadão o reconhecimento de firma e autenticidade de documentos.

Assim, ao procurar um órgão público, basta que a pessoa apresente seu documento original e uma cópia simples para que a comparação possa ser feita e a autenticidade comprovada.

No entanto, essa condição é válida apenas para procedimentos dentro de órgãos públicos, não valendo para transações particulares

No caso de transações particulares a cópia autenticada dos documentos dos solicitantes é indispensável, como:

– Processo de divórcio;
– Testamento;
– União estável;
– Procurações;
– Apostilamento;
– Entre outros serviços.

Para obter a autenticação de um documento, o requerente precisa apresentar a via original do mesmo e uma cópia simples, para que o tabelião do cartório possa conferir, selar a cópia, carimbar e assinar, atestando a autenticidade.

Ou seja, somente com o carimbo do cartório, do tabelião e do escrevente responsável é que uma cópia pode ser considerada válida.

Como autenticar uma cópia

Para que o cartório possa autenticar a cópia, existem algumas exigências e restrições. Tais como:

– Documento original: não são autenticadas cópias sem apresentação de documento original. O documento original precisa estar em boas condições válidas, ou seja, legíveis;

– Documentos rasurados: não são aceitos. Qualquer tipo de rasura ou rabisco invalida o papel a ser autenticado;

– Preenchimento: todo e qualquer documento a ser autenticado precisa estar preenchido e assinado a caneta. Preenchimentos a lápis não são aceitos. Documentos incompletos também não são aceitos;

– Tipo de papel: existem alguns tipos de papel que não podem ser autenticados, como por exemplo, o papel de fax, que são conhecidos como papéis térmicos. Estes impedem o carimbo e autenticação;

– Órgão emissor: documento emitido pela internet pode ser recusado pelo cartório, pois nem sempre é possível atestar a autenticidade do mesmo. Para documentos emitidos por órgãos específicos, como Receita Federal do Brasil, o mais recomendado é que o solicitante se dirija ao órgão emissor e busque uma via original, assinada e carimbada;

– Não é possível conferir autenticidade a uma cópia já autenticada. Ou seja, uma cópia autenticada pode substituir um documento original, mas não é possível que seja replicada em outras vias autenticadas.

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