apostilamento

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Apostilamento de reconhecimento de firma em geral

O apostilamento do reconhecimento de firma não pode ser realizado emdocumento público. 1 Estranhamente, o §3º do artigo 9º do Provimento CNJ nº62/2017 diz ser o apostilamento do reconhecimento de firma ato excepcional. Ora, no documento público ele é vedado. E no documento privado ele é a única possibilidade, dado que não se pode apostilar documento particular 2 . O apostilamento que parece incidir sobre documento privado ocorre, na verdade, sobre o reconhecimento de firma, que é também documento, embora encartado em outro. Trata-se de uma certidão de conformidade da assinatura.

Antes de prosseguir, verifique se o caso encaixa-se em alguma situação prevista na parte II abaixo.

Apostilamento de autenticação

Com relação à autenticação, o apostilamento pode ocorrer seja o documento público ou privado, mas deve ser feito apenas excepcionalmente. 3 Quando a autenticação é tirada de um documento público, somente se deve, então, apostilá-la quando há pedido expresso do usuário. Tal pedido costuma ocorrer quando ele não quer que haja anexação da apostila a um documento (por exemplo, a
seu diploma). Mas o usuário deve ser cientificado de que o ideal seria apostilar o documento, e não sua autenticação, para se evitar eventual imprestabilidade do ato.

Quando a autenticação é tirada de documento privado, a única forma possível de apostilamento é do ato notarial, eis que o documento privado não é vocacionado ao apostilamento, conforme acima exposto.

Cautela importante é verificar sempre que possível, se diante de documento público, a assinatura e o cargo do subscritor. A regra presente nos parágrafos do art. 10 do Provimento CNJ nº 58/2016 foi revogada, mas seu espírito pode reaparecer em alguma decisão exarada diante de algum problema.

Antes de prosseguir, verifique se o caso encaixa-se em alguma situação prevista na parte II abaixo.

Documentos especiais

Apostilamento de materialização – Documentos de internet

(a) – Onde recai o apostilamento
Acontece com certa frequência a apresentação de documentos impressos a partir de sítios de internet de órgãos públicos (por exemplo, certidão de antecedentes criminais).

A disciplina a ser seguida diante de tais casos é a do art. 14 do Provimento CNJ nº62/2017. Segundo ele, o apostilamento pode ser feito sem materialização, desde que o documento esteja em formato compatível para upload no sistema do CNJ e assinado mediante certificado digital segundo a ICP. Tal opção é preferencial, dada a redação da norma, pois a materialização somente ocorre se não ocorrerem os pressupostos para o apostilamento digital (§2º do citado artigo).

Havendo materialização, seguem-se suas cautelas, que se assemelham àquelas mencionadas no predito §2º (art. 207 do Cap. XVI das Normas de Serviço).

A partir daí, fica o questionamento se deve haver apostilamento da materialização ou do documento em si.

Deve-se levar em conta a preferência do legislador/normatizador, segundo a qual é apenas excepcional o apostilamento sobre os atos notariais de reconhecimento de firma e de autenticação (o que inclui a materialização).

Assim, é necessário seguir por este caminho e examinar se o apostilamento de uma certidão digital é possível.

O primeiro requisito é cumprido: ser o documento público. O segundo requisito é a possibilidade de verificação de autenticidade da função e assinatura (art. 1º, §2º da Resolução CNJ nº228/2016). Ele é cumprido através dos meios de confirmação de autenticidade necessários à materialização. Ou seja, há vantagem no fato de o documento constar de site, pois a verificação de sua autenticidade cobre tanto a função e a assinatura quanto seu teor. Sobre documento verdadeiro e verificado no site, alimentado sob responsabilidade da autoridade pública, cujos atos tem presunção de autenticidade, não podem pairar dúvidas de autenticidade.

Aparece aqui a questão atinente ao novo dispositivo das Normas de Serviço, que criou o cartão de assinaturas para apostilamento (item 25 do Capítulo XVI). Seria necessário, por exemplo, o deslocamento de um delegado de polícia federal à serventia (ou dela até ele) a fim de preencher ficha-padrão?

Parece-me que não. O espírito de desburocratização 4 permeia o regramento do apostilamento (ver artigo 3º do Decreto nº 8.660/2016). Além disso, é possível o apostilamento a partir de exame do CENSEC (ver §s 4º e 7º do Provimento CNJ nº62/2017).

Logo, deve-se entender que o uso do cartão inaugurado pelas novas Normas restringe-se às hipóteses de lacuna, o que ocorre, por exemplo, quando não há possibilidade de conferência digital do documento (ex. uma certidão de um reitor de universidade; ex2. documentos de tradutores). Nessas situações, o notário não dispõe de outro meio para verificação da assinatura e da função.

Ademais, os dispositivos acima citados que tratam do apostilamento do documento digital deixam claro que a materialização é meramente acidental e subsidiária. O apostilamento deveria ocorrer, se possível, sobre o documento eletrônico.

Concluindo, o apostilamento de documentos materializados a partir de sítios de órgãos públicos deve recair sobre eles, e não sobre a materialização.

Tal não ocorre, contudo, quando há materialização de documentos privados, situação em que o apostilamento forçosamente recai sobre o ato notarial de materialização.

(b) – Competência do notário para apostilamento de documentos não originados nele

O Provimento nº62/2017 estabelece regras rígidas de divisão de competências para o ato de apostilamento. Assim, o notário somente pode apostilar documentos “de sua atribuição” 5 .

Por outro lado, temos os documentos emitidos por instituições de ensino, que se equiparam a públicos e podem, por isso, receber o apostilamento 6 . Tais organizações não são autoridades apostilantes, qualidade que toca apenas aos titulares de cartórios extrajudiciais e a certos órgãos do Poder Judiciário 7 .

Além disso, há certidões digitais expedidas, por exemplo, por delegacias de polícia, que também não poderiam receber o apostilamento de outro órgão que não o notário 8 .

Então, aparentemente, o apostilamento de tais documentos seria impossível.

Por essa razão, deve-se interpretar que cabe, nestes casos, o apostilamento ao notário, interpretação que faço com apoio na decisão exarada no processo CG nº2018/17542, aqui anexo (anexo 2), de 5 de novembro de 2018, que diz: “(…), e a competência dos Tabeliães de Notas quanto aos atos que não ingressam em livros, como ocorre com os documentos em geral que são passíveis de autenticação de cópia e reconhecimento de firma”.

A decisão deve ser interpretada de maneira a não apenas permitir o apostilamento de reconhecimentos de firma e de autenticações, mas também sobre documentos que poderiam, em outras circunstâncias, receber autenticações e reconhecimentos de firmas.

 

Documentos em língua estrangeira e traduções

A tradução não é considerada documento público autônomo, razão pela qual não pode ser apostilada independentemente do documento traduzido. 9 Assim, deve ser unida ao documento traduzido, realizando-se duas apostilas, com duas cobranças distintas. 10 A união deve ocorrer com o uso de carimbo divisor de folhas (metade em cada folha), rubrica de todas as folhas e numeração das mesmas (1
de 3, 2 de 3 etc).
O tradutor deve ser público ou nomeado ad hoc pela Junta Comercial 11 . Deve ter ficha preenchida nos moldes do item 25 do Capítulo XVI das Normas de Serviço e comprovante de sua função pública arquivado no verso da mesma. Tal comprovante pode ser impresso em consulta a sítio da Junta, seguida de materialização.

Já que está claro que o apostilamento não cabe na tradução desacompanhada do documento traduzido, pode-se questionar se caberia o apostilamento somente de documento privado escrito em outro idioma.

Tal era permitido nos termos do Provimento CNJ nº58/2016, artigo 13, verbis:
“Por sua conta e risco, o solicitante do serviço poderá requerer a aposição de apostila em documento exarado em língua estrangeira sem tradução juramentada.”

Ocorre que tal dispositivo foi revogado no bojo do pedido de providências 0007437-63.2016.2.00.0000, de 21 de dezembro de 2016.
Mas tal decisão foi revertida por outra, o pedido de providências 0002572- 26.2018.2.00.0000, de 26 de abril de 2018, verbis: ““Por sua vez, a orientação desta Corregedoria Nacional de Justiça segue o disposto pelo Ministério das Relações Exteriores em seus esclarecimentos na exposição de motivos do Provimento CN-CNJ n.62/2016: “qualquer documento público internacional, desde que apostilado nos termos da Convenção, terá validade, por si só, no território dos Estados estrangeiros signatários da Convenção de Haia, sem necessidade de atos ulteriores que onerem em demasia o usuário dos serviços ou imponha exigência não prevista em lei, a não ser que tais atos sejam exigidos pelo próprio usuário às suas expensas”.

Dessa maneira, o entendimento a ser fixado é diametralmente oposto ao discorrido pelo requerente na inicial, ao passo que o documento público original sem tradução juramentada, mas apostilado nos termos da Convenção de Haia, teria validade e eficácia por si só, sem qualquer necessidade de procedimentos outros para a produção de efeitos. A tradução é mera formalidade que pode ou não ser exigida pelo Estado, órgão ou entidade receptores do documento estrangeiro, de modo que, se há algum documento que dispensaria o apostilamento, este seria a tradução juramentada.” Este cenário conduziria à possibilidade de apostilamento de documentos estrangeiros sem a tradução, porém sobreveio proibição parcial em 10 de dezembro de 2018, no pedido de providências 0006399-45.208.2.00.0000, segundo a qual fica proibido o apostilamento de reconhecimento de firma em documentos estrangeiros particulares sem o acompanhamento da tradução juramentada, a fim de se evitar que o reconhecimento de firma do tradutor privado gere a impressão de publicidade de seu
trabalho. A mesma proibição vale para o reconhecimento de firma de tradutor em documento em vernáculo.

Logo, no apostilamento do reconhecimento de firma em documento estrangeiro, o escrevente deve exigir a tradução (que será cobrada e integrada conforme antes exposto) e verificar se o documento é privado, pois se público, não caberá apostilamento de reconhecimento de firma (vedado), nem apostilamento do documento em si, visto que o apostilamento tem por objeto apenas documentos públicos nacionais.

É necessário ressaltar que a mesma exigência de tradução ocorre quando o documento é escrito em vernáculo, mas há assinatura de tradutor.
Assim, para concluir a reflexão quanto ao apostilamento de documentos em língua estrangeira sem a tradução, deve-se dizer que, embora vedado o ato sobre o reconhecimento de firma, ele caberá sobre a autenticação, eis que este ato não é coberto pela proibição trazida com a decisão acima citada (de 10 de dezembro de 2018).

Cabe uma palavra final sobre o apostilamento de reconhecimento de firma em documento estrangeiro. Com efeito, este apostilamento tem por objeto apenas o ato de reconhecimento de firma, e não o documento em si 12 . Logo, o ideal seria que a tradução mencionasse apenas o ato de reconhecimento de firma, eis que o apostilamento da mesma passa a impressão de apostilamento de teor privado, o que é vedado. Porém, a tradução seria imprestável se não incluísse o conteúdo do documento. A hipótese de tradução apenas do ato notarial não encontra respaldo na realidade fática.

Por isso, é importante, sempre que possível, deixar claro no ato de apostilamento que ele restringe-se ao reconhecimento de firma.

Diplomas, certificados de conclusão de cursos registrados no Brasil, históricos escolares, declarações de conclusão de série

Os diplomas, os certificados de conclusão de cursos registrados no Brasil, os históricos escolares e as declarações de conclusão de séries são documentos públicos por equiparação 13 .

Por essa razão, o primeiro cuidado é não realizar reconhecimento de firma nele, mas fazer o apostilamento do próprio documento, buscando a ficha e o comprovante da competência do subscritor, tudo nos termos das Normas de Serviço 14 .

A autenticação é via de exceção e somente deve ser feita nos termos acima mencionados.

É necessário algum cuidado para saber se o curso é registrado em órgão competente ou não. Caso não seja, o apostilamento não é possível, pois deixa de ser o documento equiparado a público. Deve, então, ser tratado como documento particular.

Com relação a cursos primários e não superiores, em muitas situações sequer é necessário consultar o site da Secretaria Estadual de Educação ou da Secretaria Municipal de Educação, quando a escola é conhecida.

Com relação a cursos superiores, em não sendo a instituição conhecida (ex. USP), necessário consultar o Ministério da Educação e da Cultura (MEC) no site: http://emec.mec.gov.br/. Lá vai-se até “busca avançada” e digita-se o nome da instituição. Espera-se para ver se ela encontra-se ativa ou não.

Há dificuldades atinentes a cursos à distância e técnicos, que também precisam ter seus registros verificados a fim de que se permita o apostilamento. Casos concretos poderão ser complexos e não é meu objetivo aqui esgotar todas as possibilidades.

Mas o que deve ser deixado claro é que cursos livres não permitem apostilamento.

Apostilamento de certidões expedidas por outros cartórios

Diante da apresentação de certidões expedidas por outras serventias (ex. certidão de casamento), deve-se abster de realizar apostila do reconhecimento de firmas (pois é vedado em documentos públicos), bem como da autenticação, pois esta implicaria contorno à proibição legal de apostilamento de documentos fora da atribuição do notário. O caminho é a procura do expedidor do documento.

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