Algumas pessoas pedem que o cartório (Tabelião) deixe com elas o cartão de assinaturas, destinado à abertura de firmas, para posterior preenchimento. Também costuma acontecer o problema consistente na vontade de algumas empresas de que o cartório aja da mesma maneira quando vai abrir a firma de algum Diretor, sob a alegação de que a secretária pode acompanhar o preenchimento do cartão, o que tornaria desnecessária a presença física do escrevente.

Os cartórios (Tabeliães) não estão autorizados a abrir firma nessas situações. Sempre é necessário que o escrevente (que representa o Tabelião e age em seu nome) acompanhe fisicamente o preenchimento do cartão. O motivo é a necessidade de certificação de que a pessoa que preenche o cartão é quem alega ser.

Se o cartão de assinaturas pudesse permanecer fora da custódia física do cartório, haveria o risco de preenchimento malicioso por pessoas que podem fazer-se passar por outra. Depois, essa pessoa poderia falsificar assinaturas em documentos e conseguir reconhecimentos de firmas por semelhança, pois estes atos são feitos por coincidência gráfica, não necessitando da presença física dos usuários.

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